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Règlementation Dojo

Affiliations 2018-2019

Période du 1er septembre 2018 au 31 août 2019

Tarifs d’affiliation des membres : Saison 2018-2019 (cliquez ici)

Modèle de PAU : cliquez ici

Déclaration de judo scolaire/parascolaire : cliquez ici

Lire : pourquoi affilier son dojo et ses membres

Judo Canada a mis en place une nouvelle plateforme appelée Trackie, qui permet à chaque club de gérer ses affiliations en ligne.

Avantages

Une gestion des membres centralisée et facile : vous pouvez utiliser la plateforme au sein de votre club pour gérer les informations de vos membres. Vous pouvez également envoyer des courriels à partir de la plateforme à une liste de membres sélectionnés.

Des données fiables : vous entrez vous-mêmes le nom et la date de naissance de vos membres ! Plus d’erreurs sur les cartes d’affiliations et plus d’erreur dans le type d’affiliation ou la catégorie du membre. Vous obtenez automatiquement le numéro d’affiliation de vos nouveaux membres.

Une facturation claire et immédiate : vous recevez directement un courriel avec la facture détaillée et le montant à payer.

Bonus (pour les anciens dojos) : plus de fichier Excel avec des calculs bizarres et des erreurs… !

Procédure d'affiliation

Enregistrement de dojo

Enregistrez votre club sur http://www.trackiereg.com/JudoQC-club/

Attention au choix de vos identifiants qui vous permettront à la fois de vous connecter à la plateforme et de recevoir les factures d’affiliation.

Avant de pouvoir commencer l’inscription de vos membres, vous devez attendre que Judo Québec approuve l’inscription de votre dojo.

Aide pas à pas

Enregistrement des vos membres

Une fois que Judo Québec a approuvé l’enregistrement de votre dojo, connectez-vous à la plateforme pour commencer à affilier vos membres

Dans le cas d’un judoka déjà membre de Judo Québec et Judo Canada les années passées, vous devez indiquer son numéro de membre ou faire une recherche dans la base de données. ATTENTION : ne créez pas de doublon sinon le membre aura plus de difficultés à suivre son dossier pour ses passages de grades, ses compétitions…

Pour chaque membre, vous devez disposer des informations suivantes

  • Nom complet
  • Date de naissance
  • Adresse postale complète
  • Adresse courriel
  • Numéro de téléphone

Note : le système attribue automatiquement un numéro d’affiliation à un nouveau dès que l’enregistrement a été complété.

Aide de détails : à venir

ATTENTION : vous devez entrer les informations du membre. Judo Canada n’acceptera pas les coordonnées du dojo à la place des coordonnées du membre.

Anciens dojos

Pour les athlètes déjà membres de votre dojo dans les années précédentes, vous pouvez procéder au renouvellement de leur affiliation sans avoir à entrer de nouveau leurs informations. Il vous suffit pour cela de sélectionner une saison précédente, puis de sélectionner les membres que vous voulez renouveler.

CEPENDANT, étant donné que les coordonnées (adresse, courriel, téléphone) des membres n’étaient pas requises auparavant et sont maintenant devenues obligatoires, il vous faut donc entrer les informations manquantes pour chaque membre à renouveler.

Pour vous éviter de devoir entrer l’information manuellement, nous vous proposons de remplir un fichier Excel pré-formaté et de nous le renvoyer par courriel. Nous importerons ensuite les données pour vous, afin de vous éviter une saisie fastidieuse.

  1. Téléchargez le fichier Excel pré-formaté : cliquez ici
  2. Remplissez-le sans changer le nom des colonnes ou modifier le format du fichier.
  3. Renvoyez-nous le fichier à affiliation@judo-quebec.qc.ca

Pour obtenir un fichier personnalisé contentant les membres 2017-2018 de votre club avec leur nom et leur numéro d’affiliation, envoyez un courriel à affiliation@judo-quebec.qc.ca

Aide pas à pas

Cas particuliers

Judoka qui change de club en début de saison

Un judoka qui était inscrit dans un autre club la saison passée a déjà un dossier Judo Canada et un numéro d’affiliation. Pour l’inscrire pour la nouvelle saison, il est important de ne pas créer un nouveau membre pour faciliter le suivi pour les passages de grades entre autres. Entrez son numéro d’affiliation ou faite une recherche. En cas de difficulté, envoyez un courriel à affiliation@judo-quebec.qc.ca

Judoka qui change de club en cours de saison

Un judoka déjà affilié dans un club pour l’année en cours et qui désire changer de club doit obtenir l’accord des deux directeurs techniques. Toute demande doit être présentée à Judo Québec par écrit ou par courriel, en comprenant l’accord des trois parties. En cas de litige, le CA de Judo Québec sera l’autorité décisionnelle finale.

Judo scolaire/parascolaire

Ce sont les cours de judo donnés dans les locaux d’une école primaire ou secondaire pendant les heures d’école (scolaire) ou en dehors (parascolaire).

Comme tout pratiquant de judo, les participants à un programme de judo scolaire doivent être affiliés à Judo Québec et Judo Canada. Ils bénéficient d’un tarif avantageux.

Pour bénéficier de ce tarif, il est obligatoire de faire remplir et signer une déclaration de cours de judo scolaire/parascolaire par le responsable de l’école, qui atteste que les cours sont bien donné dans le cadre de l’école.

Télécharger le formulaire de déclaration de cours de judo scolaire/parascolaire

Cartes d'affiliation et passeports

Cartes de membres

Les cartes de membres sont envoyées par Judo Canada chaque semaine dès réception des affiliations à l’adresse de correspondance du club.

Passeports Judo Québec

Les passeports Judo Québec sont envoyés dans les 7 jours suivant l’inscription si le paiement a été fait en ligne, ou la réception du chèque.

Passeports Judo Canada

Les passeports Judo Canada doivent être commandés en ligne sur le site de Judo Canada. Il est obligatoire pour les passages de grades de ceinture noire.

http://www.judocanada.org/fr/federation/devenir-membre/

Question/aide

Pour toute question concernant les affiliations, veuillez communiquer avec Julie Guého, au (514) 252-3040 poste 21.

Pourquoi affilier son dojo et ses membres

Être un sport fédéré est une chance ! Une fédération permet à son sport de se développer de manière organisée, garantit la qualité de l’enseignement et des compétitions, et assure les intérêts communs de tous ses membres (gestion de l’excellence, passage de grade, arbitrage, éthique, relations avec les institutions…)

Judo Québec

  • Régule le développement du judo : faire appliquer à ses membres des standards communs et des bonnes pratiques
  • Gère l’excellence : soutien financier et logistique des athlètes de haut niveau identifiés
  • Organise et sanctionne les compétitions majeures de la province
  • Assure l’équité des éléments clés du judo : passage de grade, arbitrage, éthique
  • Favorise le développement du judo : aide aux nouveaux dojos, organisation de l’arbitrage, relai provincial pour la formation d’entraineurs, développement des zones…
  • Défend les intérêts du judo au Québec auprès du gouvernement et de Judo Canada
  • Fait connaitre le sport : marketing, présence dans les évènements de découvertes de nouveaux sports, présence institutionnelle pour les différents interlocuteurs (ministères, écoles, émissions de télévision…)

Le mandat de Judo Québec est complété par Judo Canada. Au niveau fédéral, les missions sont sensiblement les mêmes pour ce qui est de l’organisation du judo à travers les provinces du Canada.

Les revenus générés par les affiliations permettent aux instances provinciale et fédérale d’offrir aux clubs un certain nombre de services :

  • Assurance responsabilité civile pour les clubs
  • Assurance accident pour les membres
  • Soutien logistique et administratif aux comités et bénévoles
  • Gestion administrative
    • Tournois provinciaux
    • Passage de grade
    • Arbitrage
    • Excellence
    • Éthique
    • Médias sociaux
    • Service aux membres
    • Évolution et application des politiques et règlements
    • Relations avec les institutions et organismes
  • Organisation d’évènements pour la communauté
    • Omnium et championnats provinciaux
    • Gala d’excellence
    • Colloque des entraineurs et professeurs
  • Programmes d’aide au développement
    • Programme location-achat de tatamis
    • Caravane Judo-Québec
    • Bourses aux athlètes
    • Prêt et location de matériel de tournoi ou autre

Aide pas à pas

Enregistrement de dojo

http://www.trackiereg.com/JudoQC-club/

Étape 1 – renseignements

  1. Chercher et sélectionnez le nom de votre club dans la liste déroulante. Vous pourrez ainsi récupérer la liste de vos membres des saisons précédentes.

Pour les nouveaux dojos : cliquez sur « Mon nom de club est manquant » pour choisir le nom de votre club. Il s’agit du nom officiel complet. Si vous souhaitez afficher un autre nom sur notre site web, vous pourrez l’indiquer à la fin du formulaire.

  1. Indiquez l’adresse de votre club ainsi que l’adresse courriel et le numéro de téléphone auquel le public peut vous contacter. Les coordonnées ainsi que l’adresse de votre site web figureront sur la page Trouver un club du site de Judo Québec.
  1. Indiquez dans quelle région se trouve votre dojo. Note : présentement les régions ne correspondent pas aux zones de Judo Québec.

 

  1. Nom et coordonnées de la personne à contacter pour les affiliations et les questions administratives. Les cartes d’affiliations, les passeports, le certificat de dojo et tout autre document seront acheminés à cette adresse. Pour copier les coordonnées de votre club, cliquez sur la case à cocher « L’adresse de correspondance est la même que celle du club »
  1. Le Plan d’Accès d’Urgence est un document obligatoire que vous devez compléter et nous envoyer pour que votre inscription soit validée. Judo Québec doit s’assurer que chaque club affilié ait un PAU afin d’être en règle vis-à-vis de son assureur. Le document doit être mis à jour et ré-envoyé chaque année. Vous pouvez télécharger un modèle à remplir en cliquant ici ou nous envoyer votre version si vous en avez déjà un en votre possession.

Télécharger modèle de PAU

  1. Détermine le type d’assurance qui couvre votre dojo. Vous êtes un OBNL si vous remplissez une ou plusieurs des conditions suivantes :
  • vous avez un conseil d’administration
  • le club est géré par une municipalité ou un centre de loisirs
  1. Le judo école, scolaire et parascolaire, est un programme de judo donné pour les élèves d’une école avec l’accord de l’établissement.
  • Scolaire : pendant les heures de cours, par exemple, pendant l’heure d’éducation physique
  • Parascolaire : le midi ou après l’école, en dehors des heures de cours

Pour bénéficier des tarifs d’affiliation scolaire ou parascolaire, vous devez faire remplir une attestation par le responsable de l’école où vous donnez vos pratiques de judo et le renvoyer à Judo Québec. Vous pouvez télécharger le modèle ici

  1. Vous pouvez indiquer si vous donnez des cours pour des publics spécifiques ou le lien vers votre page Facebook. Ces informations seront affichées sur notre site web.

Étape 2 – paiement

    1. Si vous choisissez le paiement en ligne, des frais supplémentaires seront ajoutés aux frais d’inscription pour couvrir les frais de traitement de paiement. Vous pouvez choisir le paiement par chèque pour éviter de payer ces frais.
    2. Si vous choisissez le paiement par chèque, vous devez nous envoyer le paiement dans les 30 jours suivant l’enregistrement de votre dojo.
  1. Lorsque vous finalisez l’inscription de votre club, la plateforme vous demande de définir
  • Un nom d’utilisateur sous forme d’une adresse courriel
  • Un mot de passe

ATTENTION : cette adresse courriel sera à la fois

  • l’adresse courriel sur laquelle vous recevrez les factures d’affiliation de membres et de club
  • l’adresse courriel qui vous permettra de vous connecter à la plateforme

Nous vous recommandons d’indiquer l’adresse courriel de la personne en charge des affiliations pour qu’elle reçoive les factures des affiliations demandées. Vous pourrez ensuite partager les identifiants (adresse courriel + mot de passe choisi) à toutes les personnes qui gèrent ou consultent les informations des membres.

Renouvellement

Pour procéder au renouvellement de vos membres de la saison passée, vous devrez mettre à jour l’information requise pour chacun de ces membres. Si vous souhaitez éviter de saison cette information manuellement

  • utilisez le fichier que vous avez dû recevoir par courriel
  • remplissez les informations d’adresse, courriel et téléphone
  • envoyez le fichier à affiliation@judo-quebec.qc.ca pour que nous puissions procéder à l’import des données
  • effectuez le renouvellement suite à cette opération

Si vous n’avez pas reçu le fichier pour votre club, n’hésitez pas à envoyer un courriel à affiliation@judo-quebec.qc.ca

  1. Dans la liste déroulante en haut de la page, sélectionnez la saison précédente

          La liste de vos membres s’affiche.

2. Cocher les membres que vous voulez renouveler

Vous pourrez effectuer plusieurs sélection pour la même commande de renouvellement (voir point 7)

3. Cliquez sur l’action « Renouveler »

4. Cliquez sur le bouton « Renouveler »

5. Les informations non modifiables du membre s’affichent

6. Vérifier et mettez à jour les informations sur le membre

7. Si votre commande est complète, cliquez sur le bouton « Passez à l’étape 2 ».

En cliquant sur « Ajoutez une autre inscription », vous pourrez sélectionner d’autres membres à renouveler ou inscrire de nouveaux membres.

8. Choisissez un mode de paiement

  • pour payer par chèque, cliquez sur « Autres méthodes »
  • si vous choisissez un autre mode de paiement que par chèque, des frais additionnels seront chargés à votre commande pour couvrir les frais bancaires chargés par la banque

9. Remplissez votre adresse de facturation s’il y a lieu

10. Valider votre commande en cliquant sur le bouton « Confirmez l’inscription »