Gestion de membres avec Trackie

Vous pouvez maintenant utiliser Trackie pour gérer les inscriptions à votre club.

Inscription des membres aux différents cours, sessions ou formules proposées
Affiliations intégrées
Possibilité de laisser les membres s’inscrire eux-mêmes en ligne
Choix des modes de paiement, incluant le paiement par carte de crédit

Pour gérer vos inscriptions vous pouvez

Configurer vos propres catégories d’âges
Créer la structure d’inscription que vous souhaitez :
- par cours.
- par niveau/groupe d’âge,
- par nombre de pratiques par semaine
Définir le coût que vous souhaitez
- Un coût par type d’adhésion
- Un coût en fonction du nombre de cours choisis
Choisir le mode d’inscription
- Par le membre lui-même avec un paiement par carte de crédit sur la plateforme
- Par le club, par le mode de paiement que vous souhaitez

Exemples de structure d’inscription

Par âge/niveau
Par âge/niveau et nombre de cours par semaine pour une session ou une saison
Par cours un jour et horaire donné

Vous pouvez aussi choisir de ne pas gérer les inscriptions à vos cours via la plateforme mais laissez vos athlètes ou leurs parents s’affilier eux-mêmes en ligne.

Visionnez le vidéo explicatif de Judo Canada https://www.dailymotion.com/playlist/x6etjc (en anglais – le français doit suivre bientôt) ou consulter les sections d’aide ci-dessous.

Pour toute question, veuillez contacter Vincent Scotto: vscotto@judo-quebec.qc.ca

Configuration des inscriptions

Vous voulez utiliser Trackie comme plateforme de gestion de vos membres à vos différents cours.

Étape 1 : configurer l’accès au formulaire

Allez à la section « renseignement généraux »
Dans le champ « URL de votre inscription » (en bas à gauche), définissez un lien facile à mémoriser pour votre formulaire d’inscription, comme le nom de votre dojo simplifié. Exemple : http://trackiereg.com/DojoTest
Dans les options avancées, vérifiez que l’option « Désactivez l’inscription », est à « Oui ». Ceci permettra de ne pas laisser accès à votre formulaire tant qu’il n’est pas terminé et testé. En tant qu’administrateur, vous y aurez toujours accès.

Le formulaire d’inscription est maintenant accessible avec le lien que vous avez choisi, à condition que vous soyez connecté sur votre compte Trackie.

Étape 2 : configurer les groupes d’âges

Allez à la section « catégorie d’âge »
Sélectionnez l’option « Club avec catégories »
Cliquez sur « Ajouter une catégorie d’âge personnalisée » autant de fois que nécessaire
Pour chaque catégorie, indiquez la date de référence pour le calcul de l’âge

Note : il n’est pas obligatoire de reproduire la structure de catégories d’âges de Judo Québec, vous pouvez définir votre propre structure en fonction de vos besoins.

Étape 3. Configurer les adhésions

Allez à la section « Renseignements d’adhésion »
Sélectionnez l’option « Plusieurs adhésions »
Cliquez sur « Ajouter une adhésion personnalisée » autant de fois que nécessaire
Pour chaque adhésion, vous pouvez définir si elle s’applique à toutes les catégories d’âge définies à l’étape 1, ou seulement à certaines

Exemple de structure d’adhésion par âge/niveau

8 à 12 ans tous niveaux
Ados débutants/intermédiaires
Adultes débutants/intermédiaires
Ados + adultes élite

Exemple de structure d’adhésion par âge/niveau + nb de cours par semaine

8 à 12 ans tous niveaux 1x/semaine
Ados débutants/intermédiaires 1x/semaine
Ados débutants/intermédiaires 2x/semaine
Adultes débutants/intermédiaires 1x/semaine
Adultes débutants/intermédiaires 2x/semaine
Ados + adultes élite 1x/semaine
Ados + adultes élite 2x/semaine
Ados + adultes élite 3x/semaine

Exemple de structure d’adhésion par cours

8 à 12 ans tous niveaux samedi 9h-10h
8 à 12 ans tous niveaux samedi 10h-11h
Ados débutants/intermédiaires lundi
Ados débutants/intermédiaires mercredi
Adultes débutants/intermédiaires lundi
Adultes débutants/intermédiaires mercredi
Ados + adultes élite lundi
Ados + adultes élite mercredi
Ados + adultes élite samedi

Options avancées

Définissez le nombre d’options que les membres peuvent choisir à chaque inscription
Si vous avez des inscriptions par session, cocher la case pour permettre des inscriptions doubles

Étape 4. Configurer le coût

Allez à la section « Renseignements sur le paiement »

Les dates limites d’inscription vous permettent de définir des tarifs en fonction d’une certaine date.

Pour ajouter différents tarifs, laissez la case prix vide et cliquez sur « Ajouter des prix personnalisés ».

** Les frais d’affiliation seront ajoutés automatiquement dans le cas de l’inscription d’un membre non affilié pour la saison en cours. Vous n’avez donc pas à ajouter le frais d’affiliation à vos tarifs.

Si vous avez une structure d’inscription où les membres peuvent choisir une seule option d’inscription

Créez un prix personnalisé par option
Choisissez l’option « Type ou âge spécifique »
Entre un prix et spécifiez le type d’adhésion
Ne spécifiez pas de catégorie

Si vous avez une structure d’inscription où les membres peuvent choisir plusieurs options

Créez un prix personnalisé
Choisissez l’option « # de types »
Définissez un prix pour chaque nombre d’option

Après avoir complété cette étape, en tant qu’administrateur du club, vous pouvez utiliser le lien pour faire une inscription. Vous aurez la possibilité de prendre les paiements en ligne ou passer l’étape du paiement.

Attention : pour obtenir les fonds des paiements en ligne, vous devez renseigner vos coordonnées bancaires.

Paiement en ligne

Trackie peut servir de plateforme de paiement en ligne

Pour les inscriptions faites par les membres eux-mêmes
Pour les inscriptions que vous faites au club

**Attention, pour chaque transaction payée en ligne par carte de crédit, Trackie prélève des frais de 4.9% + 0.50ct + TPS (5%) sur le montant des frais. Ces frais s’appliquent sur le montant de l’inscription ET le montant de l’affiliation**

Dans l’option Frais de traitement, vous pouvez choisir

« Chargez chaque inscrit(e) » Dans ce cas, le membre verra 100$ + 5.09$ de frais. Il paiera 105.09$ et le club recevra 100$.
« Absorbez les frais de traitement » Dans ce cas, ils sont invisibles pour le membre. Pour une inscription de 100$, le membre paiera 100$ et le club recevra 94.91$ (5.09$ de frais)

N’oubliez pas de configurer les coordonnées de votre compte bancaire pour que Trackie puisse faire le transfert de fonds vers votre compte.

Recommandation : décochez l’option « Par chèque ». Dans le cas où vous choisissez de laisser vos membres s’inscrire eux-mêmes en ligne, si un nouveau membre s’inscrit mais ne paye jamais son inscription, son affiliation sera quand même chargée au club. Si vous voulez permettre à vos membres de payer par chèque, nous vous recommandons de faire l’inscription vous-même via la plateforme. En tant qu’administrateur, vous aurez la possibilité de valider l’inscription sans passer par le paiement.

Laisser les membres s’inscrire eux-mêmes

Vous pouvez laisser les membres s’inscrire eux-mêmes en ligne.

Attention ! Les membres inscrits via Trackie sont automatiquement affiliés s’ils ne l’étaient pas encore pour l’année en cours. Il est impossible d’annuler une affiliation déjà faite et celle-ci sera facturée.

Recommandation : ne permettre que le paiement par carte de crédit pour les personnes qui s’inscrivent en ligne et inscrivez-vous-mêmes les personnes qui paient sur place.

Allez dans la section « Renseignement généraux »
Ouvrez les options avancées en bas de la page
A l’option « Désactiver l’inscription », sélectionnez « Non »
Donnez le lien du formulaire d’inscription à vos membres (http://trackiereg.com/[nom de votre dojo] – voir plus haut comme le configurer)

En tant qu’administrateur du club, vous pouvez utiliser le même lien pour faire une inscription. Vous aurez la possibilité d’enregistrer un paiement par carte, ou passer l’étape du paiement.