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Affiliation 

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PÉRIODE DU 1ER SEPTEMBRE 2024 AU 31 AOÛT 2025

 

Tarifs d’affiliation des membres :  Saison 2024-2025

P.A.U. :  Modèle de PAU

Déclaration de judo scolaire/parascolaire  Déclaration

Formulaires de consentement de partage de données personnelles :

Enfant   Adulte  Enfant (version anglaise)  adulte (version anglaise)        

 

AFFILIATIONS 2024-2025

 

L’enregistrement de dojo et les affiliations pour la saison 2024-2025 seront ouverts à partir du 1er juillet 2024.

Date limite pour l’enregistrement du dojo : 30 septembre 2024.

Date limite pour les affiliations de début d’année : 15 octobre 2024.

Cette date est fixée par l’assureur comme délai raisonnable pour affilier tous les judokas qui se sont inscrit au début de la saison. Si un accident devait arriver, l’assureur vérifiera si le club respecte les règles d’affiliation pour déterminer si le club est couvert ou non.

Passée cette date, Judo Québec se réserve le droit de charger 10$ par affiliation en retard.

Si un judoka s’inscrit plus tardivement, il doit être affilié aussi tôt que possible pour que le dojo soit couvert par l’assurance.

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AFFILIATION ET ASSURANCE DES MEMBRES

QUESTION : Un membre de club est-il assuré s'il pratique le judo SANS être affilié à la fédération ?
 
RÉPONSE : NON !
Si un membre pratique sans payer sa cotisation à Judo-Québec/Judo Canada, le régime d'assurance contracté par les fédérations ne s'appliquera pas à lui. 
PIRE : Si un club permet la pratique du judo avec au moins UN seul membre non affilié, alors c'est L'ENSEMBLE du club qui perd la couverture des assurances pour tous ses membres.
Le contrat d'assurance est valide en fonction du fait que TOUS les membres d'un club pratiquant l'activité doivent être affiliés pour que le club puisse bénéficier de la couverture.

EXCEPTION : À l'occasion d'une journée portes ouvertes ou d'un évènement "découverte" du judo, le club peut accepter 1 à 2 fois par année la pratique de nouveaux membres non affiliés et qui devront l'être obligatoirement par le club pour toute pratique supplémentaire.
 
QUELLE EST ALORS LA BONNE PRATIQUE ?
 
De prime à bord , la meilleure pratique qui diminue de beaucoup les problèmes d’affiliation consiste à inclure les tarifs d’affiliations dans les prix de cours affichés.
Il faut simplement informer le pratiquant que l’inscription aux cours comprend l’affiliation aux fédérations Judo-Québec et Judo Canada. En d’autres mots, il ne faut pas séparer les coûts.

Concernant les couvertures de l'assurance :
  • Il faut interdire l’accès au club à un pratiquant qui refuse de payer les frais d’affiliation.
  • Il n’y a pas de problème avec l’essai d’un cours gratuit car il y a souvent un petit délai entre le début de la pratique et le moment où le club affilie le pratiquant. Advenant le cas où le nouveau pratiquant se blesse lors de son cours d’essai ou si celui-ci veut poursuivre le club pour une raison X, il faut dans ce cas simplement affilier le membre et informer l’assurance qu’il s’est blessé à son premier cours.
  • Pour un membre qui tarde à payer, il faut lui dire que c’est obligatoire et que c'est le club qui a dû avancer l’argent et payer ses frais d’affiliation malgré qu'il ne les ait pas payés. Vous pouvez lui imprimer sa carte de membre pour preuve et lui remettre (en cliquant sur le petit bonhomme à coté du membre dans Trackie). Il peut aussi vérifier ici qu’il est bien membre : https://judocanada.org/fr/membership/

Pour ce qui est des frais d’assurance/affiliation à la journée. Ce type d’assurance/affiliation est plutôt utile pour des séances d’initiation d’une journée dans une école par exemple. Si vous utilisez cette assurance, vous devez contactez Vincent Scotto. Il vous demandera la liste des participants (après l’événement) et vous facturera les frais.
Judo-Québec s’occupera de déclarer l’activité et de payer la compagnie l’assureur.
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Enregistrement de dojo

Enregistrement de dojo

Lien : https://inscription.judocanada.org/fr/inscription/judo-quebec-clubs/112/

Date limite d’enregistrement de dojo : 30 septembre 2024

Coût : 385$ (gratuit la 1er année pour un nouveau club)

Rabais : Un rabais de 100$ pour un club dont un membre était présent à son AGA de zone 2024.

Notes importantes

Nom du club

Vous devez sélectionner le nom du club qui se trouve dans la liste pour pouvoir retrouver vos membres des années passées ! Si vous souhaitez changer le nom de votre club, contactez-nous : affiliation@judo-quebec.qc.ca

Coordonnées

  • Adresse du club : adresse de l’emplacement exact du dojo pour que nous puissions le mettre sur le site web.
  • Adresse de correspondance : là où seront envoyés les cartes d’affiliation et les documents importants

PAU – Plan d’accès d’urgence

N’oubliez pas que vous devrez soumettre votre Plan d’Accès d’Urgence ou PAU au moment de votre enregistrement. Vous pouvez utiliser le modèle suivant : cliquez ici

Statut de votre club

Les assurances responsabilité civiles sont différentes selon que vous soyez un OBNL ou un club privé alors assurez-vous que vous avez la bonne info. Il s’agit du statut du club au 1er septembre 2023 même si vous prévoyez d’en changer par la suite.

Paiement

L’enregistrement coûte 285$. Attention, si vous choisissez le paiement en ligne, les frais de traitement de Trackie seront ajouté aux frais d’enregistrement.

Pas à pas

Étape 1 - Renseignements

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  1. Chercher et sélectionnez le nom de votre club dans la liste déroulante. Vous pourrez ainsi récupérer la liste de vos membres des saisons précédentes.

Pour les nouveaux dojos : cliquez sur « Mon nom de club est manquant » pour choisir le nom de votre club. Il s’agit du nom officiel complet. Si vous souhaitez afficher un autre nom sur notre site web, vous pourrez l’indiquer à la fin du formulaire.

  1. Indiquez l’adresse de votre club ainsi que l’adresse courriel et le numéro de téléphone auquel le public peut vous contacter. Les coordonnées ainsi que l’adresse de votre site web figureront sur la page Trouver un club du site de Judo Québec.
  1. Indiquez dans quelle région se trouve votre dojo.
  1. Nom et coordonnées de la personne à contacter pour les affiliations et les questions administratives. Les cartes d’affiliations, les passeports, le certificat de dojo et tout autre document seront acheminés à cette adresse. Pour copier les coordonnées de votre club, cliquez sur la case à cocher « L’adresse de correspondance est la même que celle du club »
  1. Le Plan d’Accès d’Urgence est un document obligatoire que vous devez compléter et nous envoyer pour que votre inscription soit validée. Judo Québec doit s’assurer que chaque club affilié ait un PAU afin d’être en règle vis-à-vis de son assureur. Le document doit être mis à jour et ré-envoyé chaque année. Vous pouvez télécharger un modèle à remplir en cliquant ici ou nous envoyer votre version si vous en avez déjà un en votre possession.

Télécharger modèle de PAU

  1. Détermine le type d’assurance qui couvre votre dojo. Vous êtes un OBNL si vous remplissez une ou plusieurs des conditions suivantes :
  • vous avez un conseil d’administration
  • le club est géré par une municipalité ou un centre de loisirs
  1. Le judo école, scolaire et parascolaire, est un programme de judo donné pour les élèves d’une école avec l’accord de l’établissement.
  • Scolaire : pendant les heures de cours, par exemple, pendant l’heure d’éducation physique
  • Parascolaire : le midi ou après l’école, en dehors des heures de cours

Pour bénéficier des tarifs d’affiliation scolaire ou parascolaire, vous devez faire remplir une attestation par le responsable de l’école où vous donnez vos pratiques de judo et le renvoyer à Judo Québec. Vous pouvez télécharger le modèle ici

  1. Vous pouvez indiquer si vous donnez des cours pour des publics spécifiques ou le lien vers votre page Facebook. Ces informations seront affichées sur notre site web.

Étape 2 - Paiement

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  1. Si vous choisissez le paiement en ligne, des frais supplémentaires seront ajoutés aux frais d’inscription pour couvrir les frais de traitement de paiement. Vous pouvez choisir le paiement par chèque pour éviter de payer ces frais.
  2. Si vous choisissez le paiement par chèque, vous devez nous envoyer le paiement dans les 30 jours suivant l’enregistrement de votre dojo.
  3. Lorsque vous finalisez l’inscription de votre club, la plateforme vous demande de définir
    1. Un nom d’utilisateur sous forme d’une adresse courriel
    2. Un mot de passe

ATTENTION : cette adresse courriel sera à la fois

  • l’adresse courriel sur laquelle vous recevrez les factures d’affiliation de membres et de club
  • l’adresse courriel qui vous permettra de vous connecter à la plateforme

Nous vous recommandons d’indiquer l’adresse courriel de la personne en charge des affiliations pour qu’elle reçoive les factures des affiliations demandées. Vous pourrez ensuite partager les identifiants (adresse courriel + mot de passe choisi) à toutes les personnes qui gèrent ou consultent les informations des membres.

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